As transformações digitais e econômicas estão cada vez mais rápidas e fazem com que as empresas busquem agilidade nos processos. Por isso, os líderes precisam se adaptar a etapas, plataformas e estratégias que tragam essa fluidez. A automação, personalização e customização se tornaram essenciais, impactando diretamente os fluxos de trabalho e as rotinas de uma empresa, visando gerar ganhos de tempo, qualidade no serviço e economia de recursos. A partir daí, surgiu a assinatura digital, uma tecnologia disponível para assinar documentos digitais com validade legal e garantias computacionais.
De acordo com Felipe Soares, Diretor da ElevaSign, a assinatura digital nada mais é do que “um recurso tecnológico que permite a uma pessoa física ou jurídica assinar de maneira eletrônica documentos comprovando a identidade dela”. Além disso, a assinatura também serve para gerar integridade e autenticidade a um documento de maneira rápida e segura, sem a necessidade de papel e caneta, contribuindo assim para a sustentabilidade.
Com ela, os processos ganham mais confiabilidade, pois a tecnologia que a envolve se utiliza de chaves criptográficas de um certificado digital, protegendo as informações e conferindo a validade jurídica.
Mas, em quais tipos de documentos podemos aplicar a assinatura digital?
A crescente adoção da tecnologia nos processos fez com que quase todo e qualquer documento pudesse ser substituído de papel para o digital, desde que autenticados com a assinatura digital.
Contratos com clientes, parceiros, fornecedores e franquias podem ter validade legal com a identificação digital, além de procurações; laudos e atestados médicos; balanços e relatórios; Contratos imobiliários de locação, compra e venda; e muito mais.
Felipe Soares indicou 4 motivos para sua empresa adotar a assinatura digital. Veja abaixo:
1- Agilidade nos processos
Com uma assinatura digital todo o processo na elaboração de documentos, contratos e coletas de assinaturas das partes envolvidas, se torna muito mais rápido, pois os dados necessários para o trâmite estão no ambiente digital, permitindo que tudo possa ser realizado de forma online. Isso reduz de maneira drástica o tempo de formalização, aumenta o nível de produtividade dos envolvidos e otimiza os processos e gestão dos documentos eletrônicos.
Com a ElevaSign, por exemplo, os usuários podem automatizar os fluxos de trabalhos e formulários de forma dinâmica, potencializando a geração automatizada de contratos e documentos. A plataforma reduz cerca de 97% no tempo de tramitação e assinatura.
2- Validade jurídica e segurança
A tecnologia por trás das assinaturas digitais garante que documentos e processos eletrônicos sejam formalizados de forma rápida, segura e com validade jurídica, em conformidade com as leis, padrões éticos, regulamentos internos e externos das partes envolvidas, e também com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
Isso significa que as empresas, organizações ou pessoas físicas podem tramitar arquivos e documentos no meio virtual com a garantia de autenticidade, integridade, segurança e compliance, contando com recursos que rastreiam acessos e eventuais vazamentos de dados. Isso se dá pela tecnologia envolver chaves criptográficas de um certificado digital, protegendo as informações e conferindo a validade jurídica. Além disso, a auditoria e diminuição no tempo dos processos, no volume de etapas e de mãos por onde o documento passou, faz com que eleve o grau de segurança dos dados envolvidos.
3- Redução de custos
Estudos e números não mentem ao mostrar que a diferença entre as empresas sólidas das financeiramente instáveis é o que elas fazem para reduzir custos além de investirem em inovação e aderirem ferramentas que dão mais velocidade aos processos. Com as etapas feitas digitalmente, as empresas podem ganhar muito, principalmente nos aspectos econômicos.
Além disso, custos com deslocamento, motoboy, correios, transportadoras, cartórios também podem ser drasticamente reduzidos. Com o uso da plataforma ElevaSign, por exemplo, os usuários têm mais de 97% de redução no tempo de tramitação e assinatura e cerca de 85% na redução de custos.
4- Sustentabilidade
Segundo dados da Organização das Nações Unidas para a Alimentação e Agricultura- FAO, em 2021 a produção mundial de papel foi de 518,4 milhões de toneladas. E para a produção deste volume gasta-se uma quantidade enorme de água na produção de tanto papel, envolvendo água em quase todas as fases da fabricação de papel.
Outro fator relevante que envolve a produção de papel são as árvores ainda que a maior parte do papel seja fruto de reflorestamento, parte dele é produzido com matéria prima de florestas ecologicamente importantes, contribuindo para a perda de biodiversidade. A produção e utilização de papéis, principalmente por grandes empresas, geram efeitos nada sustentáveis ao meio ambiente, que incluem o desmatamento, consumo de enorme quantidade de energia elétrica e água, poluição atmosférica e geração de resíduos: cerca de 26% dos resíduos de aterros sanitários é papel.
Mas o que a assinatura digital tem com esses dados? A verdade e a conclusão que chegamos é que digitalizar processos e utilizar cada vez mais documentos eletrônicos contribui para a sustentabilidade do planeta e da sua empresa. Com plataformas como a ElevaSign menos Co2 é lançado ao meio ambiente com a diminuição do uso de carros, motos e traslados, mais árvores protegidas e menos água é desperdiçada. O mundo e o meio ambiente agradecem!
Sobre a ElevaSign
A ElevaSign é uma plataforma de assinaturas e identificação digital que nasceu com o propósito de fazer um movimento em busca da transformação digital, diminuição das fronteiras e crescimento dos negócios dos seus clientes ao mesmo tempo em que cuida com zelo e responsabilidade do meio ambiente. Somos uma plataforma que tem como principal objetivo simplificar os processos, trazendo mais inteligência, automação e personalidade às empresas que buscam diminuir custos, burocracias e desafios tanto às organizações, quanto ao mundo.
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Assinar documento online tem validade jurídica?
